Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязаны вести все работодатели, не зависимо от формы собственности.

Образец формы книги учета движения трудовых книжек был разработан и утвержден соответствующим Министерством труда (Постановление №69 от 10.10.2003). Не разрешается использовать свободную форму книги либо вносить изменения в унифицированную.

Книга учета трудовых книжек предназначена для регистрации всех без исключения трудовых книжек и сопутствующих вкладышей, поступивших от нанятых работников (выданные организацией). Регистрация подразумевает присвоение принятому документу индивидуального номера в пределах предприятия (организации).

После увольнения трудовая книжка выдается на руки работнику, который расписывается в получении.

Книга учета трудовых книжек помещает на развороте тринадцать граф. Такой формат пришел на смену книге учета, содержащей четырнадцать граф, разработанной в СССР (1974г.). Книга учета трудовых книжек в новой редакции изменилась незначительно. Разницу составляет графа с записью о деньгах, полученных за бланк документа при первичном оформлении работнику трудовой книжки.

Книга учета трудовых книжек содержит данные о вкладышах в трудовые книжки, которые были выданы в данной конкретной организации. Если трудовая была оформлена в сторонней организации, то при приеме документа, содержащего также вкладыш, регистрируется только книжка, вкладыш сторонней организации регистрации не подлежит.

Предъявляются строгие требования к ведению данной книги учета. Как документ учета, Книга учета трудовых книжек специальным образом нумеруется, шнуруется и пломбируется. Правильность прошнуровки и целостность содержимого заверяется печатью. Такую поверку делает директор (лицо, возглавляющее организацию) на последней странице.

Книга учета трудовых книжек – предмет проверки трудовой инспекции. Книга должна быть правильно заполнена, а условия хранения должны соблюдаться. Возможна административная ответственность в случае выявления нарушений.

Книгу учета трудовых книжек ведет кадровик. В небольших организациях эту функцию выполняет сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство.

Книгу учета трудовых книжек ведет кадровик. Заполнение производится до окончания последней страницы. Таким образом, одна книга может использоваться в течении нескольких лет. Здесь проявляется отличие книги учета трудовых книжек от большинства других журналов.

Книга учета трудовых книжек используется длительное время, а также имеет длительный период сохранения в архиве, что подразумевает целесообразность приобретения изделия в твердом переплете. Мы предлагаем твердый переплет из картона, обтянутого заменителем кожи.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

1. № п/п
2. Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее/число
3. Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее/месяц
4. Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее/год
5. Фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки
6. Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее
7. Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заведена трудовая книжка или вкладыш в нее
8. Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник
9. Дата и номер приказа (распоряжения), или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника
10. Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку
11. Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)
12. Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
13. Расписка работника в получении трудовой книжки